ADMINISTRACIÓN Y TURISMO

Competencia:

ASPECTOS INTRODUCTORIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

CONTENIDOS:

• Utilizar de manera adecuada los términos básicos aplicándolo en las áreas de administración y turismo con diferentes propósitos

UTILIZAR DE MANERA ADECUADA LOS TÉRMINOS BÁSICOS APLICÁNDOLO EN LAS ÁREAS DE ADMINISTRACIÓN Y TURISMO CON DIFERENTES PROPÓSITOS

Definición de la Administración

La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación. Si pues "magister" (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad -el que ordena o dirige a otros en una función-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos.

V. Clushkov: "Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente”.

Guzmán Valdivia I: "Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados”.

 E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado".

 J. D. Mooney: "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado".

 Peterson and Plowman: "Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular".

Koontz and O'Donnell: consideran la Administración como: "la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes".

Características de la administración

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.

Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, psicología, filosofía, antropología, ciencia política.

Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Importancia de la administración

La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen.

Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.

La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad.

Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante.

La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier organismo social.

En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando una efectiva administración.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Si no tiene ningún propósito que los individuos traten de cooperar y procurar lograr algo, no hay justificación para la administración. Es obligatorio un objetivo para que exista la sensación de logro. Habiendo algún propósito, la administración gira alrededor de los objetivos. Las practicas efectivas de la administración están relacionadas con la selección e identidad de los objetivos que se buscan.

Séneca afirmo ase siglos: “si el hombre no sabe hacia cual puerto se dirige, ningún viento es favorable”. Nadie duda de estas palabras. La falta de objetivos o no tenerlo claramente definidos hace la tarea administrativa innecesariamente difícil -si es que la administración se va en su verdadera acepción.

Estos enunciados pueden sonar como perogrulladas. Por ejemplo, se puede razonar. “Ciertamente, todo administrador sabe lo que desea alcanzar; esto es fundamental”. Por supuesto, es fundamental, pero desde un punto de vista practico, los objetivos tienden a perderse en el fárrago de las actividades administrativas, sus identidades se oscurecen, la actividad se confunden con la realización, y el precedente o habito que da importancia al que hacer opaca por completo lo que debe cumplirse. Las siguientes son siempre buenas preguntas en la administración: “¿Qué esta tratando de lograr el administrador? ¿Por qué esta tratando de lograr esto?

A principios de este siglo, un industrial francés de nombre Henri Fayol escribió que todos los administradores desempeñan cinco funciones administrativas: planeación, organización, dirección, coordinación y control. En la actualidad, las hemos con­densado en cuatro: planeación, organización, liderazgo y control.

Cuando uno no sabe a dónde va, cualquier camino puede llevarlo hasta ahí. Puesto que las organizaciones existen para cumplir metas, alguien tiene que defi­nirlas, junto con los medios por los cuales se pueden alcanzar. La administración es ese alguien. La función de planeación abarca la definición de las metas de una or­ganización, el establecimiento de una estrategia global para lograr las metas y el desarrollo de una jerarquización amplia de planes para integrar y coordinar las actividades.

Los administradores también son responsables del diseño de la estructura de una organización. A esta función la llamamos organización. Incluye la determina­ción de las tareas que se han de desarrollar, quién deberá realizarlas, cómo deben agruparse, quién debe reportar ante quién y dónde se tomarán las decisiones.

Toda organización tiene gente, y es tarea de la administración dirigir y contro­lar a esa gente. Esta es la función del liderazgo. Cuando los administradores moti­van a sus subordinados, dirigen las actividades de otros, seleccionan el canal de comunicación más eficaz o solucionan conflictos, están desarrollando el liderazgo.

La última función que desarrollan los administradores es el control. Después de haberse fijado las metas, formulado los planes, delineado los arreglos estructura­les y contratado, capacitado y motivado a la gente, todavía existe la posibilidad de que algo salga mal. Para asegurarse de que con las cosas se procederá como se debe, la administración debe hacer el seguimiento del desempeño de la organización. El desempeño real tendrá que compararse con las metas fijadas previamente. Si exis­ten desviaciones significativas, es tarea de la administración hacer que la organiza­ción vuelva a la senda correcta. Este seguimiento, comparación y corrección poten­cial es la función de control.

LOS NIVELES GERENCIALES:

Antes de entrar en materia es necesario que definamos los conceptos de Administrador y Gerente

El Administrador: Es aquella persona que: organiza, planifica, maneja los recursos con los que cuenta y evaluar los procesos diarios atreves de sus conocimientos, y los equipos necesarios para el desarrollo de sus actividades

El Gerente: Es aquella persona que en una determinada empresa u organización tiene la responsabilidad y las tareas de liderizar a los demás, de ejecutar y dar órdenes, tiene además Visión de Futuro y toma decisiones, además lograr que las cosas se hagan para poder cumplir  correctamente con los objetivos, la visión  y la misión de la organización.

Pudiéramos decir que un Administrador es la persona responsable de Planificar, Dirigir, Controlar y Ejecutar el trabajo de un grupo de personas, el seguimiento de su trabajo, y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. El Gerente es aquella persona que es un líder, que domina el negocio, que tiene conocimientos, y principalmente busca optimizar los recursos que posee la organización, haciendo uso de estrategias y herramientas técnicas.

Después de definido y señalado algunas diferencias entre Gerente y Administrador, pudiéramos hablar de los diferentes Niveles Gerenciales:

NIVEL BASICO o GERENTES DE PRIMERA LINEA:

·         Son las personas responsables del trabajo de los demás que ocupan el nivel más bajo de una organización.

·         Están dirigido al enfoque y manejo de la productividad, con la implementación de la mano de obra.

·         Debido a que trabajan en el área operativa son los encargados de buscar mejoras e innovación en sus procesos, y presentárselos al nivel medio.

NIVEL MEDIO o GERENTES MEDIOS:

·         Los Gerentes Medios son los que controla, es decir los que supervisan a los demás Gerentes o Superintendentes de la primera línea.

·         Se encargan de verificar los procesos al igual que pone en prácticas las políticas de la empresa, tratando así que se cumplan a cabalidad.

·         Prestan el apoyo necesario al nivel básico, ya que son los deben resolver en primera instancia los problemas que se presenten y que estén en sus manos el poder ayudar.

·         Tienen a su cargo la preparación y mejora del Desarrollo Humano.

NIVEL ALTO o GERENTES ALTOS:

·         Son los responsables del desempeño de todos los departamentos, tienen una responsabilidad multidepartamental.

·         Conjuntamente con los otros niveles Gerenciales son los que fijan las Metas de la Organización, así como también se encargan de la asignación de responsabilidades.

·         Son los responsable de Tomar Decisiones importantes.

Recordemos que la efectividad de una organización depende directamente de la eficiencia y la eficacia con que el gerente ejecute sus funciones, así como también de sus habilidades para manejar los recursos que conforman su área de trabajo, generalmente con actitudes y aptitudes y necesidad diferentes, y guiarlas por el camino que conduzca hacia la efectividad de la organización

Roles Administrativos

A fines década de los años 60, Henry Mintzberg realizo un cuidadoso estudio sobre las cinco labores principales de los funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un administrador. Por ejemplo, a diferencia de los puntos de vista predominantes en aquel tiempo de que los administradores eran pensadores reflexivos que, de manera cuidadosa y sistemática procesaban la información antes de tomar decisiones, Mintzberg encontró que los administradores que estudió se ocupaban de un gran número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de corta duración. En efecto, había poco tiempo para pensar en forma reflexiva por qué los administradores sufrían constantes interrupciones. La mitad de las actividades de estos administradores duraban menos de nueve minutos. Bajo este esquema, Mintzberg basó su sistema de clasificación en estudios de investigación sobre la forma en que los administradores emplean su tiempo en el trabajo y se orientó hacia los “roles” que el denominó “conjuntos orgánicos de conductas”.

Aún cuando esta forma de ver las actividades del trabajo de los administradores no ha reemplazado el enfoque funcional, llamó mucho la atención porque favorece el entendimiento y ofrece datos adicionales que no son tan fáciles de observar en categorías más tradicionales.  Bajo esta premisa, Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles que están muy relacionados entre sí. En efecto, el término roles administrativos se refiere a categorías específicas de comportamiento administrativo y organizó esta tipología en tres categorías principales (interpersonal, de información y de decisión) cada una de las cuales contiene roles específicos.

Roles interpersonal

Son aquellos que suponen relaciones entre personas. En sus roles emblemáticos, de líder y de enlace los administradores se relacionan directamente con otras personas.

Rol Emblemático

El administrador representa a la organización en celebraciones de tipo ceremonial y simbólico. Aunque aparentemente los deberes emblemáticos podrían carece de importancia, se espera de los administradores que los asuman, por que simbolizan el interés de la dirección en los empleados, los clientes y la comunidad.

Rol de Líder

Implica la responsabilidad e dirigir y coordinar las actividades de los subordinados a fin de que se cumplan las metas organizacionales . Algunos aspectos del papel del liderazgo tienen que ver con la integración del personal: contratación, ascenso y despido. Otros suponen incetivar a los subordinados para que satisfagan las necesidades de la organización. Otros
más se relacionan con la proyección de una visión con la que los empleados puedan identificarse.

Rol de Enlace

Se refiere al trato de los administradores con personas fuera de la organización. El administrador busca apoyo de personas que pueden influir en el éxito de la organización.

Roles informativos

Los administradores eficaces forman redes de contactos, los muchos contactos que realizan al desempeñar sus papeles emblemáticos y de enlace ofrecen acceso a los administradores a información importante. En razón de estos contactos, los administradores son los centros nerviosos de sus organizaciones. Tres papeles - de vigilancia, de propagador y de vocero - comprenden los aspectos de información de la labor administrativa.
Rol de Vigilancia

Implica buscar, recibir y seleccionar información. Dado que gran parte de la información recibida es oral (producto de chismes y rumores, así como de reuniones formales), los administradores deben verificarla y decidir si la emplean o no.

Rol del Propagador

El administrador comparte información con sus subordinados y otros miembros de la organización. Algunos administradores, transmiten información especial, o “privilegiada”,
a ciertos subordinados que de ordinario no tendrían acceso a ella y en cuya discreción pueden confiar.

Rol de Vocero

Dan a conocer información a otros, especialmente a personas ajenas a la organización, sobre la postura oficial de la compañía. Este papel es cada vez más importante, debido, al menos en parte, a la demanda de mayor información de la presa y el público.



Roles de toma de decisiones

Los administradores usan la información que reciben para decidir cuando y cómo comprometer a su organización en nuevas metas y acciones. Los roles de toma de decisiones son quizá los más importantes entre las tres clases de roles.

Rol Emprendedor

Implica diseñar y poner en marcha un nuevo proyecto empresa o negocio. El rol del emprendedor también puede desempeñarse en unja organización ya existente cuando ésta lo promueve. Este caso se conoce como actividad de intraemprendedores.

Rol de Manejo de dificultades

Los administradores desempeñan este rol cuando enfrentan problemas y cambios más allá de su inmediato control. A veces surgen dificultades a causa de que un administrador ineficaz ignora una situación hasta que ésta se convierte en crisis.

Rol de asignación de recursos

Supone elegir entre demandas rivales de dinero, equipo, personal, tiempo del
Administrador y otros recursos organizacionales.

Rol de negociador

Se relaciona estrechamente con el de asignación de recursos. Los administradores ser reúnen con individuos o grupos para discutir sus diferencias llegar a un acuerdo. Las negociaciones forman parte integral de la labor de un administrador

El siguiente vídeo es acerca de nuestro proyecto, el cual fue enfocado al área de turismo, es una presentación acerca de todos los aspectos interesantes de Colombia.